楚雄市人民政府办公室关于印发楚雄市电子政务视频会议管理办法（试行）的通知

楚雄市人民政府办公室关于印发楚雄市电子政务视频会议管理办法（试行）的通知

楚市政办通〔2018〕30号

楚雄经开区（高新区），各乡镇人民政府，市属各部门：

《楚雄市电子政务视频会议管理办法（试行）》已经市人民政府同意，现印发给你们，请认真贯彻执行。

2018年4月24日

（此件主动公开）

楚雄市电子政务视频会议管理办法（试行）

第一章 总 则

第一条 为进一步加强全市电子政务视频会议管理，明确职责和工作要求，规范会议流程，提高会议保障水平和质量，根据省、州电子政务视频会议管理相关规定，制定本办法。

第二条 楚雄市电子政务视频会议是指全市各级各部门使用楚雄市电子政务视频会议系统（以下简称视频会议系统）召开的会议。

第三条 视频会议市级主会场原则设在市人民政府六楼大会议室或其它市级会议室，分会场设在各乡镇电子政务视频会议室。也可根据实际情况，将主会场设在市内具备条件的乡镇电子政务视频会议室。

第四条 会场管理单位是指各级视频信号接收点的会议场地管理单位。会场管理单位应保证会场环境满足视频会议召开要求。

第五条 视频会议申请单位是指申请召开视频会议的主办或承办单位。

第二章 组织和管理

第六条 视频会议管理遵循“统一组织、分级负责、属地管理”原则，由市、乡镇人民政府及市属相关部门办公室牵头负责，切实理顺管理体制，落实本级视频会议系统运行管理部门，确保管理到位、责任到人。

第七条 楚雄市人民政府办公室是市电子政务视频会议系统的市级节点运行管理部门；各乡镇党政综合办公室等为乡镇级视频信号节点运行管理部门。

第八条 各乡镇人民政府电子政务视频会议运行管理接受市人民政府办公室的统一管理及业务指导。

第九条 楚雄市电子政务视频会议管理由市人民政府办公室负责。市人民政府办公室信息中心具体建立规范的运维体系，负责全市视频会议召开时的统一调度和操作；负责市级节点视频会议召开时的信号保障工作；负责组织乡镇参加省、市级组织的视频会议信号保障工作；负责市级视频会议系统软硬件设备的日常维护；负责对乡镇工作执行情况、实施效果开展调研；负责对乡镇的组织协调、技术指导和培训工作；负责市级会议视频资料的管理工作。

第十条 乡镇电子政务视频会议由乡镇党政综合办公室统筹负责，做好乡镇视频会议系统软硬件设备的日常维护；做好参加上级组织的视频会议信号保障工作。

第十一条 市人民政府六楼视频会议主会场分别由市人民政府办公室信息中心、综合科、行政科做好技术、会场服务、电力供应保障等工作，州电信公司做好全程保障。

市人民政府办公室信息中心负责市人民政府六楼大会议主会场音视频设备的管理维护及主会场音视频信号的采集和切换、视频会议系统设备的管理维护，将接收到的音视频信号传输至各乡镇分会场，将各乡镇分会场的音视频信号传输至主会场，并进行统一调度。同时，将乡镇视频会议调试、管理等工作纳入全市政府信息与政务公开综合绩效考核，对不参与调试、保障不到位的单位定期通报，并扣除相应考核分值。

州电信公司负责视频会议系统线路传输保障，做好设备及传输线路的日常维护。

第十二条 视频会议申请单位应遵循“谁申请，谁负责”原则，具体负责召开该次视频会议组织协调和管理服务等会务工作，并明确负责人和联络人，督促各乡镇做好会前调试、会中保障等工作。

第三章 会议准备

第十三条 市级视频会议申请单位应提前 2 个工作日向市人民政府办公室报告，经主要领导同意后方可筹备召开，以便根据参会人数、会议需求及时准备，主会场设在市人民政府六楼大会议室的视频会议，市人民政府办公室综合科应及时将会议方案或会议通知送达市人民政府办公室信息中心，并由市人民政府办公室信息中心抄送或通知视频会议主会场相关技术保障单位。

第十四条 申请召开视频会议应遵循“先申请先安排，确保中央、省、州级会议优先安排”的原则。若发生时间冲突时，由视频会议申请单位协调解决。

第十五条 若视频会议发生变更，市人民政府办公室综合科或视频会议申请单位应及时通知市人民政府办公室信息中心，并由市人民政府办公室信息中心负责通知视频会议相关技术保障单位。

第十六条 原则上应在视频会议召开前1天进行系统调试。会议申请单位如需预演的，应在申请会议时说明，并相应提前系统调试时间。会议预演由会议申请单位统筹协调，各乡镇按时做好相关配合工作。

第十七条 各乡镇接到视频会议保障工作通知后，要按时参加系统调试，调试中服从市人民政府办公室的统一指挥。各乡镇分会场要观察会场图像、声音是否正常，如有问题及时向市人民政府主会场说明情况，并在排除故障后再与市人民政府主会场进行调试。若不按时参加系统调试，所产生的一切后果由乡镇自行承担，并追究相关人员责任。

第十八条 会前调试时段，如会场场地被占用，各乡镇分管领导应及时进行协调，保证调试顺利进行。

第四章 会议保障

第十九条 会议申请单位原则上不得对所申请的视频会议进行临时变更，若因临时变更导致未及时进行全网联调，造成视频会议保障运行存在隐患或问题的，由申请单位自行负责。

第二十条 各分会场具体技术保障人员应在会议开始前1小时到岗，开启设备，检查设备工作状态、图像声音质量、会议室灯光效果等，统一服从市人民政府办公室指挥、管理及调试。召开州、市、乡三级视频会议前，市人民政府主会场保障人员应先将所辖范围内的各乡镇视频节点呼进会议，并完成会议调试（会场环境、摄像头位置等检查工作）后，再加入全网联调。调试结束后，各分会场严禁对系统进行调整操作。

第二十一条 会议过程中，各分会场具体技术保障人员必须坚守岗位，全程监控会议图像和声音，出现问题应迅速协调解决，随时与主会场保持联系，严禁违规操作。若出现故障，会后详细记录故障情况及处理措施，并向市人民政府办公室信息中心提交故障处理报告以供分析总结及整改。

第二十二条 视频会议系统一律采用主会场控制模式，各乡镇分会场显示图像为当前发言者会场图像，主会场可对各乡镇分会场图像进行浏览、点名发言等特殊操作，各乡镇分会场应严格遵守会议议程，不得随意挂断会议或轮巡其他会场。

第二十三条 会议期间，严禁将未经测试的麦克风接入视频会议系统。除正在发言会场外，其他分会场均要关闭话筒及禁止播放其它与会议无关的声源。分会场需要发言时才方可开启话筒，发言完毕后应及时关闭。

第二十四条 会议期间，严禁随意调整摄像头，若会议安排乡镇分会场发言，乡镇分会场管理人员方可将摄像头快速切换至预设位置。

第二十五条 会议期间，严禁无关人员进入视频会议系统操作间，视频会议系统遥控器应存放在安全位置，避免人为原因导致会议中断。

第二十六条 会议结束后，首先由主会场技术保障单位断开整个视频会议系统，各乡镇分会场确认系统断开后，方可关闭本会场相关设备。

第二十七条 在召开视频会议过程中，若产生技术保障服务费、音视频后期编辑制作费、耗材费、设备搬运费、交通费等，由视频会议申请单位负责承担。

第二十八条 各技术保障单位工作人员应树立保密意识，未经会议申请单位许可不得泄露会议内容。

第五章 会场要求与设备管理

第二十九条 各乡镇应加强视频会议系统的日常维护管理，妥善保管系统设备。技术管理人员要定期对设备进行维护保养，及时排除故障隐患，禁止随意拆装设备，禁止无关人员接触设备。视频会议系统管理计算机做到专机专用，禁止联入互联网，禁止安装与视频会议系统无关的其他软件。

第三十条 各乡镇应加强视频会议系统设备的权限控制和设备参数配置管理，不得擅自修改各节点设备的 IP 地址、账号密码、会场名称等技术参数配置，如需修改，须书面报市人民政府办公室审批后方可。

第三十一条 各乡镇更换或新增视频会议系统设备，应保证与现有系统互连互通，视频会议系统向下级节点延伸时，须向市人民政府办公室提出正式申请并提交具体方案，经批准同意后方可接入。

第三十二条 各乡镇分会场视频会议室整体色调应采用不宜反光的浅色色调；视频会议室光源要避免自然光源，确保室内光照充分均匀，满足视频会议摄像需求；视频会议室应具有良好的隔音效果，满足视频会议声音需求。

第六章 保障措施

第三十三条 视频会议系统实行分级属地管理原则，各乡镇相关运行维护费用由各乡镇负责承担。

第三十四条 各乡镇电子政务视频会议管理应明确1名分管领导、1 名技术保障人员、2名运行管理人员负责本乡镇视频会议的维护管理。各乡镇负责电子政务视频会议管理的分管领导、技术保障员、运行管理人员应相对固定，若人员有变动，必须做好手续交接和技能培训，并及时将有关情况（姓名、职务、职称、工作电话、手机号码、QQ号、电子邮箱等）报市人民政府办公室信息中心备案。

第三十五条 市人民政府办公室每3个月应至少组织1次所有分会场参加的联合测试。各乡镇党政综合办公室等应定期组织电子政务视频会议测试，测试中或发现设备故障等影响视频会议系统正常运行的因素，应及时处理并报市人民政府办公室信息中心备案。

第三十六条 各乡镇应采取有效措施确保视频会议系统的网络信道通信质量，会前应及时联系当地网络运营商在会议期间对线路进行保障维护，并加强局域网病毒防治，防止病毒爆发等问题对视频会议系统的影响。

第三十七条 各乡镇要建立视频会议系统管理制度，规范操作流程，制定应急预案，加强应急预案演练。要做好会前联调和会议记录等工作。

第三十八条 市人民政府办公室要加强视频会议系统技术培训工作，每年至少组织1次技术管理人员参加的交流培训。

第七章 附 则

第三十九条 本办法适用于全市管理、维护和使用视频会议系统的各相关单位。

第四十条 本办法由市人民政府办公负责解释，各乡镇可根据本办法制定相应的管理制度。

第四十一条 本办法自发布之日起施行。